Dans un environnement de travail de plus en plus digitalisé, la gestion documentaire devient un enjeu stratégique pour les entreprises. La Gestion Électronique des Documents (GED) de MyWorkplaceCloud offre une réponse complète, intuitive et collaborative aux défis liés à l’organisation, au partage et à la sécurisation de l’information.
Pensée pour s’adapter aux usages métiers et aux processus internes, cette solution permet d’unifier les pratiques documentaires dans un environnement structuré, accessible et sécurisé.
🚀 Principaux bénéfices de la GED MyWorkplaceCloud
Organisation structurée et personnalisée des documents.
Recherche rapide et intelligente des fichiers.
Coédition et versioning pour une collaboration fluide et transparente.
Sécurisation de l’accès et contrôle des droits par profil utilisateur.
Accessibilité mobile pour une gestion en mobilité totale.
📌 Cas d’usage concrets
1. Organiser et retrouver facilement les documents
Contexte : Dans une entreprise multisites, les équipes RH doivent accéder à des procédures internes, modèles de contrats ou trames d’entretien.
Solution : Grâce à l’indexation automatique, aux filtres et à la barre de recherche avancée, chaque fichier est accessible en quelques secondes. Plus besoin de solliciter plusieurs collègues pour trouver “la bonne version”.
Résultat : gain de temps, réduction du stress lié à la recherche, autonomie renforcée.
2. Assurer l’unicité des documents et éviter les doublons
Contexte : Un service marketing partage régulièrement des visuels et documents commerciaux avec des agences externes.
Solution : En centralisant les contenus et en activant les mécanismes de versioning, chaque collaborateur accède à la version la plus récente d’un document. Les doublons sont évités grâce à une gestion unique des fichiers.
Résultat : cohérence des livrables, communication unifiée, temps gagné en coordination.
🗃️ 3. Hiérarchiser le classement avec une arborescence intelligente
Contexte : Une direction financière doit structurer ses dossiers mensuels, bilans, prévisionnels et documents légaux.
Solution : MyWorkplaceCloud permet de créer une arborescence documentaire propre à chaque entité, service ou projet, avec des règles de nommage et de classement automatiques.
Résultat : lisibilité renforcée, conformité documentaire, accès logique aux données.
🖥️ 4. Travailler depuis son espace collaboratif
Contexte : Une équipe projet veut partager des documents, les annoter et suivre leur évolution sans changer d’outil.
Solution : Depuis le portail collaboratif, chaque membre peut ajouter, modifier, organiser ou commenter les fichiers sans quitter son espace de travail. Les droits d’accès sont gérés par rôle ou par projet.
Résultat : fluidité du travail en équipe, meilleure adoption des outils, réactivité accrue.
🛠️ Fonctionnalités clés de la GED MyWorkplaceCloud
- Paramétrage avancé des types de contenu : définissez les formats et types de documents par activité ou département.
- Menu d’actions intelligent : création, dépôt, partage ou suppression des documents en toute simplicité.
- Pagination et affichage personnalisés : adaptez la vue selon vos préférences et le volume de fichiers.
- Versioning automatique : suivez les modifications et accédez à l’historique des versions.
- Coédition en temps réel : modifiez à plusieurs un même document sans perte de données.
- Drag & Drop : réorganisez vos dossiers et fichiers de manière intuitive.
- Indexation complète : moteur de recherche performant sur les titres, métadonnées et contenus.
- Visionneuse intégrée : consultez un document sans le télécharger.
- Tri et filtres multiples : classez vos fichiers selon vos critères (date, auteur, type…).
- Actions en masse : appliquez des modifications groupées (droits, suppression, classement…).
- Accessibilité mobile native : accédez à vos documents depuis votre smartphone ou tablette en toute sécurité.
🎯 Une approche documentaire alignée sur vos enjeux métiers
MyWorkplaceCloud s’inscrit dans une logique de transformation digitale durable, en favorisant :
- L’automatisation des processus documentaires,
- La réduction des silos d’information,
- La sécurisation des échanges internes et externes,
- La valorisation du capital informationnel de l’entreprise.
Notre GED ne se contente pas de stocker : elle structure, facilite, accélère et sécurise l’accès à l’information.
🤝 Accompagnement personnalisé et déploiement sur mesure
Nous vous proposons un accompagnement complet :
- Audit de vos usages documentaires actuels,
- Personnalisation de l’arborescence et des métadonnées,
- Paramétrage des droits d’accès par métier ou profil,
- Formation des utilisateurs pour une adoption optimale.
📣 Passez à une GED performante et collaborative
Modernisez la gestion documentaire de votre entreprise avec MyWorkplaceCloud. Libérez vos équipes des tâches répétitives, sécurisez vos documents sensibles et améliorez la collaboration interne et externe.
Contactez-nous pour une démonstration personnalisée et découvrez comment notre GED s’intègre à vos outils existants tout en simplifiant votre quotidien.
