Avec la montée en puissance du travail à distance et des équipes dispersées, une plateforme centralisée et facile d’accès pour la collaboration et la gestion des tâches, de type intranet, est essentielle pour assurer une productivité optimale. C’est là que MyWorkplaceCloud entre en jeu. En tant que solution de digital workplace basée sur le Cloud, MyWorkplaceCloud offre une suite complète d’outils conçus pour simplifier la collaboration, le partage de fichiers, la communication d’équipe et bien plus encore. Mais comment pouvez-vous construire votre digital workplace pas à pas avec MyWorkplaceCloud ? Voici un guide pour vous aider à démarrer :
Étape 1 : Définissez vos objectifs et concentrez vous sur les premiers usages
Avant de commencer à construire votre digital workplace, il est crucial de comprendre quels sont vos objectifs. Souhaitez-vous améliorer la communication interne ? Faciliter le partage de documents et la collaboration sur des projets ? Ou peut-être cherchez-vous à simplifier les processus de gestion des tâches ? Faire gagner votre équipe en productivité ? En identifiant clairement vos objectifs, vous pourrez vous concentrer sur les premiers usages, ceux qui vous apporteront le plus de valeur et répondrons à vos besoins spécifiques.
Étape 2 : Personnalisez votre espace de travail
Une fois vos objectifs établis, il est temps de personnaliser votre espace de travail dans MyWorkplaceCloud. Aussi bien sur la forme, avec votre logo et votre charte graphique, que sur le fond, avec des espaces de travail dédiés pour chaque équipe ou projet. Dans ces espaces communautaires, les membres pourront collaborer, partager des fichiers et communiquer efficacement. Personnalisez ces espaces avec des services et des applications adaptés à vos besoins, comme des calendriers, des tableaux de bord de projets, des cartes mentales, une veille collaborative ou des outils de conversation.
Étape 3 : Invitez vos membres d’équipe
Une digital workplace n’est utile que si elle est utilisée par votre équipe. Invitez donc tous les membres de votre équipe à rejoindre MyWorkplaceCloud. Assurez-vous de leur fournir une formation de base sur l’utilisation de la plateforme et expliquez-leur comment elle peut améliorer leur travail au quotidien. Besoin d’aide pour mettre en place un plan de déploiement ou une formation sur-mesure ? N’hésitez pas à faire appel à Vittoria.io pour vous accompagner.
Étape 4 : Encouragez l’utilisation et la collaboration
Pour que votre intranet cloud soit un succès, il est essentiel d’encourager l’utilisation régulière et la collaboration entre les membres de l’équipe. Encouragez l’utilisation des fonctionnalités de chat en direct pour des discussions rapides, encouragez le partage régulier de mises à jour et de documents. Une astuce pour favoriser l’adoption de la plateforme ? Intégrez-y des sujets qui touchent et intéressent tous les collaborateurs (y compris sur les avantages dans l’entreprise, le CE etc…), mettez des contenus exclusifs, comme des documents importants, et si besoin au début, envoyez par email des liens vers ces documents sur la plateforme plutôt que les documents eux-mêmes.
Étape 5 : Collectez les retours et adaptez
Enfin, n’oubliez pas de collecter régulièrement les retours de vos utilisateurs sur l’efficacité de votre digital workplace. Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Utilisez ces retours pour apporter des ajustements et des améliorations continus à votre digital workplace, en veillant à ce qu’il reste toujours adapté aux besoins changeants de votre équipe.
Avec MyWorkplaceCloud, la construction d’une digital workplace efficace devient simple et intuitive. Suivez ces étapes pas à pas pour créer un espace de travail numérique qui favorise la collaboration, améliore la productivité et stimule l’innovation au sein de votre entreprise.
